4 דברים שחייבים לדעת כדי להקים ולהוביל קהילות שגרירים מצליחות

בארבע וחצי השנים האחרונות הקמנו, הובלנו [ועדיין מובילים] קהילות שגרירים משמעותיות בארגונים טכנולוגיים גלובאליים. חברי הקהילה יוצרים תכנים אישיים אותנטיים על החיים המקצועיים שלהם, מספרים על העשייה שלהם ברשתות החברתיות, ומתחברים לתכנים הארגוניים בדרך חדשה ומעניינת. זה מקפיץ את מיתוג המעסיק בכמה רמות ומייצר התלהבות מחוץ ובתוך הארגון.

תוך כדי העבודה, אי אפשר שלא לראות דפוסים שחוזרים על עצמם בקהילות, בין אם הן גלובאלית, מקומיות, וותיקות או חדשות. התובנות שצברנו עם השנים עוזרות לנו להקים ולהוביל קהילות שגרירים מוצלחות, לדעת מתי צריך להניח לדברים ולתת להם לקרות – ומתי צריך להתערב ולעשות מהלכים שיתמכו בשגשוג של הקהילה. אז הנה 4 תובנות מהשטח שכדאי שכל ארגון ידע על קהילות שגרירים.

שנתחיל?

1.מי שקופץ למים ומפרסם לפחות 3 פוסטים מיד בתחילת הפעילות – יישאר שגריר לאורך יותר זמן.

רמת יצירת התוכן של העובדים והעובדות שהצטרפו לתוכנית לא משנה! הכי חשוב זה הנכונות לקפוץ למים כמה שיותר מהר וללמוד תוך כדי תנועה.

ראינו פעם אחר פעם שמי שמפרסם פוסטים במיידי, ממש בתום ההכשרה ועד שלושת החודשים הראשונים – יש לו יותר סיכוי להישאר שגריר/ה לאורך זמן [שנה ומעלה].

מסקנה: חשוב לעודד את העובדים והעובדות בנבחרת להתחיל לפרסם כבר תוך כדי הקורס, גם אם זה לא מושלם. זה מפתח את התיאבון להמשיך לפתח מסוגלות ומיומנות, ולהפוך את הכתיבה להרגל לאורך זמן.

עצת זהב: יש הבדל משמעותי בין לפרסם פוסט בתוך קהילה סגורה, כמו קהילת השגרירים, ובין חשיפה ברשתות החברתיות. אם יש שגרירים שלא רוצים לפרסם החוצה, המטרה מס' 1 של הקורס היא לבנות עבורם את המסוגלות הזו, לכן כדאי לבנות עבורם תהליך יציאה הדרגתי שיתמוך בקפיצה למים: בהתחלה רק עם מי שמוביל/ה את הקהילה, אחר כך בקבוצה מול כל השגרירים ובסוף בפומבי.

2. מי שבוחר להצטרף עצמאית לנבחרת השגרירים, יישאר בה יותר זמן.

יש ארגונים שמנדבים אנשים לקהילות שגרירים או שפונים אליהם אישית ומציעים להם להצטרף. אותם הנבחרים יהיו בדרך כלל העובדים והעובדות שגם ככה מאוד בולטים בארגון ועושים המון למענו, ולא פעם הם גם אלו שלא יהיה להם נעים להגיד לא… אז הם אומרים כן, וברגע שהם מבינים מה זה אומר, או ברגע שצריך לדלוור החוצה – ישנה סכנת פרישה משמעותית או נטישה הדרגתית, לפי הנתונים שלנו לפעמים בסבירות גבוהה מאוד של עד 50%.

מסקנה: אי אפשר לנדב/להכריח אנשים להיות שגרירים. השאיפה היא תמיד לגייס חברי קהילה בהתנדבות מלאה ומיוזמתם האישית. כשאנשים בוחרים להצטרף, יש להם יותר סיכוי להישאר שגרירים אחרי שלב ההכשרה.

עצת זהב: חשוב לזכור שתיאום ציפיות הוא המפתח להצלחה. ספרו לעובדים ולעובדות מה זה אומר להיות שגריר/ה, איך תראה השגרה ומה מצופה מהם. עשו זאת בצורה אטרקטיבית שמספרת What's in it for them וצרו FOMO: זו תוכנית אקסקלוסיבית וממש כדאי להם להיות חלק ממנה!

3. יש נטישה של בין 10%-15% של חברי קהילה לאחר שלב ההכשרה. זה טבעי ולא מעיד על טיב הקהילה או הצלחתה.

גם חברי קהילה שממש רוצים לקחת חלק בקהילה ומגישים מועמדות מיוזמתם, עלולים לפרוש במהלך ההכשרה. הסיבות רבות ומגוונות, וכדאי להבין מה הסיבות הספציפיות אצלכם, כדי להבין אם אפשר לשפר את תהליך הגיוס והמיון לפעם הבאה שנרצה לגייס שגרירים נוספים.

סיבות נפוצות לעזיבה הן:

1. אנשים שמבינים שכדי להיות שגרירים הם יצטרכו להיחשף ברשתות החברתיות שלהם
2. אנשים שמבינים שמדובר בהתחייבות שהם לא יוכלו לעמוד בה (מכל מיני סיבות: עומס בדיי ג'וב, תחושה שלא יוכלו לעמוד ביעד ומעדיפים מראש לא "לקלקל" לאחרים, ועוד).
3. חוסר תמיכה מהמנהלים הישירים
4. קולגות שמתייחסים לקהילה ולמטרה שלה בציניות

מסקנה: צריך לקחת בחשבון שתמיד יהיה אחוז נטישה אחרי שלב ההכשרה, לקחת buffer בשלבי הגיוס ולקבל עוד כמה מועמדים לקהילה מתוך ידיעה שחלק ינטשו. וכמובן, להתחיל את הקהילה ברגל ימין: לתקשר נכון את הציפיות מחברי הקהילה, ולגייס את תמיכת ההנהלה והארגון.

עצת זהב: יש אנשים שחוששים להיות שופר של הארגון ו"להקריב" את הפרופיל שלהם לצרכים שיווקיים, והאמת היא שבצדק. להיות חלק מקהילת שגרירים אינה אומרת להפוך לאנשי PR או סושיאל של הארגון.

זכרו תמיד לטפח את היכולות והמיומנויות של השגרירים שלכם כדי שהם יספרו את הסיפור האישי שלהם, איך שהם רוצים לספר אותו, ובפלטפורמות האהובות עליהם.

4. מי שמגיע לפחות למחצית מהמפגשים החודשיים אחרי שלב ההכשרה [בשנה הראשונה] – מפרסם יותר פוסטים בפועל.

שלב ההכשרה קריטי ליצירת מומנטום והתלהבות, אבל מה שבאמת משאיר קהילות פעילות לאורך זמן היא שגרה. השגרה עוזרת לשגרירים להגיע ליעדים ולקבל השראה וכלים נוספים לכתיבה. חברי קהילה שמתמסרים לשגרת פרסום פוסטים, וצוברים כלים ומיומנויות – יפרסמו יותר.

מסקנה: קהילות צריכות מסגרת והמשכיות אחרי ההכשרה. מפגשים חודשיים הם דרך מעולה ליצור שגרה לקהילה, וחשוב שהם יהיו בעלי ערך, יתנו לחברי הקהילה בוסט של השראה, ויקנו להם מיומנויות נוספות.

עצת זהב: הרבה פעמים אנחנו ממהרים לחשוב על אירוח של מרצים חיצוניים במפגשים האלו [כי הרי איזה תוכן יהיה שם?!], אבל האמת היא שזה ממש לא חובה. יש לכם אנשים מעולים בקהילה, תשתמשו בידע שלהם!

דברים שאפשר לעשות במפגשים החודשיים באופן אורגני לחלוטין: כל שגריר מספר בתורו על התפקיד שלו, מנתחים פוסטים של חברי קהילה, עושים סבב שיתוף של 'מה עבד אצלי הכי טוב בפוסטים', משחקי הכרות וגיבוש, ועוד.

לסיכום

קהילות שגרירים מוצלחות דורשות עבודה מתמשכת

בכל תהליך של הקמה והובלת קהילת שגרירים – יש תהליכים טבעיים שכדאי להכיר כדי לעבוד בצורה חכמה ומדוייקת. כדי להגיע למצב בו הקהילה חזקה ותוססת, גם אחרי ההכשרה, חשוב ליצור המשכיות.

הערך מגיע אחרי הקורס. שם אוספים את ההצלחות.

לכן חשוב לתחזק את הקהילה ולגרום לה לעבוד בשוטף: לעזור לאנשים לפתח מסוגלות, לתמוך בהם ביצירת הרגל של כתיבה ופרסום גם אם זה לא תמיד פשוט, לתת פוש כשצריך, ולא לשכוח לרתום את המנהלים שלהם כדי שיעודדו את המעורבות שלהם ויהפכו את הקהילה לפעילות כיפית, נחשקת ובעלת ערך.