גילדה ככלי ליצירת שפה משותפת בארגון

מעטים הארגונים שהתקשורת בין אנשי מקצוע שונים היא לא מקור לתסכול ולעיכובים: מפתחים מתוסכלים מדרישות צוותי QA, מעצבים גרפיים מרגישים שהחזון שלהם הולך לאיבוד, וצוותי DevOps מרגישים שהם מקבלים בקשות שאינן מתחשבות בדרישות התשתית… מוכר?

והכי מבאס: הבעיות האלה לא יוצרות רק תסכול, אלא גם פוגעות ישירות בלוחות הזמנים ובאיכות הדליוורי.

אחת הדרכים המרכזיות להתמודד עם האתגרים האלו היא ליצור שפה מקצועית אחידה. שפה כזו מגשרת על פערים, מונעת עבודה כפולה ומצמצמת תסכולים. גילדות עוסקות בין היתר במציאת השפה המשותפת, גם בין חברי הגילדה וגם מול ממשקים מקצועיים אחרים.

ככה זה קורה בפועל >

רגע לפני שנתחיל, למה זה חשוב?

תארו לעצמכם מצב בו מסמך אפיון אחד מקבל אינטרפרטציה לכמה גרסאות שונות, ובכל פעם מחדש המפתחים צריכים לפענח את הדברים שהכי חשובים להם. לפעמים חסר מידע, לפעמים דרך ההגשה מסרבלת את תהליך הפענוח של הצרכים ועוד.

שפה מקצועית אחידה היא כלי קריטי לגישור על פערים בין צוותים מקצועיים. היא מונעת חוסר הבנה, מקלה על חלוקת אחריות, ומבטיחה שכל אחד יודע בדיוק מה נדרש ממנו. המטרה היא למנוע עבודה כפולה, לתאם ציפיות ולחסוך זמן ואנרגיה לכל המעורבים בתהליך.

הקטץ' הוא שהשפה המשותפת מתחילה קודם בין אנשי המקצוע עצמם. בין כל אנשי ה-UX בארגון, בין כל האנליסטים וכו'… וכאן נכנסת לפעולה הגילדה.

מה הקשר של גילדה לכל זה?

אחת המשימות המרכזיות של גילדה היא לייצר סטנדרטיזציה ולמדל את תהליכי העבודה בין יחידות המוצר השונות.

השלב הכי קריטי בגילדה הוא להבין אילו תהליכים רלוונטיים לכל אנשי המקצוע [בלי תלות ביחידת המוצר אליה הם שייכים], איך אפשר לתמוך בהם כך שיהיה קל יותר לבצע אותם בפועל ומה אפשר לעשות כדי שכולם [או רוב] חברי הגילדה ידברו באותה השפה.

המשימה הזו מייצרת אתגר משמעותי: באחד התהליכים של Glue ראינו בצורה ברורה איך הצוותים השונים מתגאים בתהליכים ובחומרים עליהם הם עובדים, וכמה לא קל להם לחשוב על מצב בו הם יצטרכו לאמץ שיטת עבודה חדשה. ככה זה כשהתרגלת לעבוד בצורה מסוימת ומבקשים ממך לשנות…

אחרי שמפצחים את האתגר הזה, אפשר לראות איך התהליכים האחידים ושיטות העבודה הרוחביות מייצרות שקט לא רק בתוך תהליך העבודה הספציפי של אנשי המקצוע [כבר משלב האונבורדינג של עובד חדש], אלא גם מול הממשקים איתם הם עובדים.

איך עושים את זה בפועל?

בשביל לייצר שפה משותפת נתחיל מלטפל בתהליכים הפנימיים, ואז נעבור לתהליכים שמעורבים בהם ממשקים בארגון. ככה זה נראה בפועל כשאנחנו עושים זאת יחד:

שלב ראשון – מיפוי המצב הקיים וכל התהליכים הבסיסיים שאנשי המקצוע עובדים עליהם ביומיום. כל הדברים שחוזרים עליהם שוב ושוב בתהליכי העבודה, והיינו רוצים למדל בדרך זו או אחרת.

שלב שני – קטלוג התהליכים לפי תהליכים פנימיים [שמכירים רק אנשי המקצוע עצמם] ותהליכים מול ממשקים בארגון. לאחר מכן תעדוף לפי רמת החשיבות וההשפעה על הדליוורי.

שלב שלישי – הגילדה מתחילה לטפל ולבנות בסיסי ידע ותהליכים חדשים, בשיתוף חברי הגילדה עצמם, שמביאים את הידע האישי שלהם ומייצרים תוצרים לשביעות רצונם. כאלו שהם יגידו: "נשתמש בזה".

שלב רביעי – הטמעה ומדידת הצלחה. בהתחלה מול חברי הגילדה עצמם ובהמשך מול הממשקים השונים. נתחיל מפרויקטים נקודתיים, נבין מה צריך לשנות ואיך משפרים עוד קצת, ונתרחב להטמעה בפרויקטים נוספים.

למשל: גילדה יכולה לנסח מדריכים משותפים לכלל הצוותים, כמו מסמכי אפיון או רשימות תיוג שמקלות על QA לוודא את מוכנות הפיתוחים. היא גם יכולה ליצור ספריות רכיבים משותפות למעצבים ומפתחים, ועוד.

מה למדנו מתהליכים דומים בארגונים שונים?

יצירת שפה אחידה דורשת תהליך מובנה שמשלב תכנון, תקשורת ושיתוף פעולה.

– מתחילים בקטנה: בוחרים פרויקט אחד בו מיישמים את התוצרים. בוחרים Early adopters שמסכימים לנסות וסקרנים לראות את השינוי. רואים איך זה עובד, מה מוצלח ומה לא, ומשדרגים. חשוב להגדיר מדדי הצלחה ברורים להטמעה.

– משתפים את ההצלחה עם הגילדה כולה: הופכים את הפיילוט לקייס סטאדי שמציג את היתרונות, הערך והשיפור שחל מרגע שהוטמעו השינויים. כאן נדבר במונחים של חסכון בכסף, קיצור תהליכים, נוחות השימוש בפועל ועוד.

– מרחיבים את ההשפעה ומודדים תוצאות מול ממשקים.

לסיכום

שפה מקצועית אחידה היא המפתח לשיתוף פעולה חזק יותר, אמון עמוק יותר ויעילות ארגונית גבוהה יותר. גילדות מקצועיות הן לא רק פתרון טכני, אלא מנוע ליצירת תרבות ארגונית שמצמצמת תסכולים ומביאה להצלחות משותפות.

אם הארגון שלכם מחפש שפה משותפת, כנראה שגילדות הן הפתרון הנכון בשבילכם. ואם אתם עדיין מתלבטים – אנחנו כאן כדי לעזור!